/

Как выбрать свадебное агентство, которое организует ваш праздник на высшем уровне, сможет услышать все ваши пожелания и реализовать их — первый вопрос, который возникает при мысли о подготовке к свадьбе.

Свадьба — это очень важное событие в жизни пары. Часто представление этого дня есть в голове еще задолго до предложения. Но при подготовке нужно не просто дать волю фантазии, а еще и столкнуться с тысячей организационных вопросов.

Мы помогаем структурировать весь процесс подготовки, выделить приоритеты, чтобы не тратить время на лишние детали, собираем все ваши задумки воедино, даем список проверенных исполнителей; продумываем тайминг дня; ведем переговоры и составляем техническое задание для каждого специалиста.

Команда Olga Kuptsova Weddings & Events занимается организацией свадеб более 15 лет. Благодаря этому опыту у нас есть четкое понимание как распределить бюджет и продумать не только банкет, а еще декор, флористику, трансфер, проживание. При самостоятельных расчетах весь бюджет может израсходоваться непропорционально, или выйдет за его рамки из-за лишних трат.

В свадебный день у вас будет очень много эмоций: от волнения, трепета до радости и любви. Если к ним еще добавить контроль за свадебными специалистами, работу площадки и таймингом, то вы не сможете расслабиться и насладиться. Наша команда берет весь контроль на себя, чтобы вы могли ни о чем не думать.

Рынок свадебных специалистов сейчас очень объемный, что дает возможность выбрать тех, с кем будет комфортно проходить путь подготовки.

Посмотрите сайт, соцсети и портфолио организаторов: насколько они вас восхищают? Какие вызывают эмоции?

Также обратите внимание на то, как построена коммуникация в соцсетях и переписке: кто-то будет общаться непринужденно, шутить и обсуждать с вами детали до позднего вечера, а кто-то будет выдерживать комфортный, но деловой стиль общения и только в обозначенные рабочие часы.

Опираясь на собственные ощущения после первого касания с агентством, вы сможете составить собственную подборку и выбрать по чек-листу, который мы оставили ниже, с кем из организаторов будете работать.

Когда вы выбрали организатора, не спешите начинать подготовку и вносить оплату. Мы подготовили список вопросов, которые стоит задать перед началом работы.

Иногда молодожены с организатором так заняты обсуждением деталей, визуализацией свадьбы, что до обсуждения даты доходит только в самом конце. И будет обидно, если вы уже съездили на встречу, все обсудили, готовы вносить оплату, а организатор в этот день занят.

В свадебных агентствах работает целый штат специалистов и на встрече должен присутствовать тот, кто будет организовывать вашу свадьбу, а не только представитель или основатель. Ведь важно, чтобы с организатором в процессе коммуникации возникло полное взаимопонимание.

Только организатор или совместно с координатором? Или только координатор?

У агентств с опытом уже есть проверенные исполнители, которых они предлагают паре. Но если у вас есть фотограф, который снимает все ваши события и вы хотите пригласить его, как отнесется к этому организатор?

Обычно гонорар агентств на рынке составляет от 10 до 15% от общего бюджета мероприятия, но стоит убедиться во всем перечне услуг, которые будут предоставлены. Например, может понадобится расширенный штат координаторов, если событие масштабное.

Договор — это не формальность, а то, что сможет молодоженов защитить от непредвиденных ситуаций. Поэтому подписывать его со всеми, кто будет работать на вашей свадьбе — обязательно. Но если вам комфортнее, чтобы с подрядчиками вел переговоры организатор и все документы тоже были на нем, пропишите это в договоре.

Запросите предварительную схему оплаты всего бюджета мероприятия.

Узнав ответы на все эти вопросы у вас сложится полное понимание, что вас ждет, какие обязательства берет на себя агентство и в каком формате оказывает услуги.

Мы уже много раз сказали, что работа с профессиональным агентством — это про комфортную подготовку и продуманный свадебный день. Но нельзя отрицать, что даже работая с организатором не будет форс-мажоров.

Именно в таких ситуациях больше всего помогает опыт работы организатора. Наше агентство работает больше 15 лет. За это время были не только сотни организованных свадеб, но и множество решенных форс-мажоров, о которых пара, чаще всего, узнавала уже после мероприятия. В таких случаях мы не превращаем форс-мажор в хаос, а действуем, чтобы его устранить.

К сожалению, случается так, что после долгого и тщательного выбора свадебного агентства, ожидания не совпадают с реальностью. Как этого избежать?

Не выбирайте только по рекомендации. Да, когда кто-то советует своего проверенного специалиста - это может сократить поиски. Но останавливаться на этом варианте только из-за того, что специалист организовывал мероприятие другому - не стоит. Опирайтесь на собственные эмоции и впечатления после встречи, а рекомендацию лучше воспринимать как дополнительный аргумент.

Обратите внимание насколько организатор подготовился ко встрече с вами.
Обычно обсуждение начинается еще до самой встречи: менеджер задает вопросы о вашем событии, чтобы подготовить необходимую информацию и на самой встрече уже предложить свои варианты и идеи к празднику. Так вы сможете оценить насколько у вас совпадает видение мероприятия.

Не забывайте задавать вопросы и делиться переживаниями (если они есть), чтобы посмотреть как организатор реагирует на них и сможет ли снять волнение.
Если же в процессе личной встречи становится некомфортно или вы видите, что организатор не заинтересован в разговоре, то стоит рассмотреть другое агентство.

Чтобы вы не столкнулись с неприятными ситуациями, а свадебный день прошел идеально, мы подготовили чек-лист с критериями, которые важно учитывать при выборе специалиста:

Это первое, на что стоит обратить внимание. Причем, не только на сайте или в соцсетях, а еще и на специализированных площадках, форумах.

Одни агентства готовы взять на себя все аспекты подготовки к свадьбе и управление бюджетом. Другие - только координируют и сопровождают свадебный день. Поэтому перед тем, как подписывать договор, уточните, что будет делать организатор, а в чем нужно участвовать вам.

Визуальная составляющая свадьбы - то, о чем задумывается каждый еще до решения заключить брак. Поэтому этот аспект - ключевой при выборе специалиста. Зайдите в портфолио и посмотрите, нравится ли вам концепция организованных свадеб? Близко ли это к тому, что хотите вы?

Закладывая бюджет на свадьбу, не забывайте включить в него гонорар организатора. А при составлении договора проверьте сумму, условия оплаты и возможные дополнительные расходы.

Организатор - человек, который будет с вами на протяжении 3-6 месяцев подготовки и в особенный для вас день. От него зависит ваше настроение при подготовке. Поэтому выбирая такого специалиста, не пренебрегайте личными ощущениями.

Если вам нравится портфолио, видение, репутация агентства, а общение было комфортным, и вы ждете скорее второй встречи - поздравляем, вы нашли своего свадебного специалиста!

Автор статьи: Ольга Купцова

03.03.25

Рекомендуемые статьи:

Красивые даты для свадьбы в 2025 году: лучшие дни зимой, весной, летом и осенью

Лучшие площадки для свадьбы в Москве и Подмосковье

Камерная свадьба: что это, кому подойдет, как организовать и где провести